Архивная справка – это официальный документ, который содержит выписку из архивных данных и подтверждает факты, события или сведения, хранящиеся в архиве организации. Она может потребоваться для подтверждения трудового стажа, образования, имущественных прав и других юридически значимых обстоятельств.
Содержание
Основные требования к архивной справке
Архивная справка должна соответствовать следующим критериям:
- Оформляется на официальном бланке организации (при наличии)
- Содержит точные и достоверные сведения из архивных документов
- Имеет четкую структуру и хронологическую последовательность изложения
- Подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью
Структура архивной справки
Шапка документа
| Наименование организации: | Государственный архив N-ской области |
| Исходящий номер: | АС-245/2024 |
| Дата составления: | 15 июля 2024 года |
Основная часть
Должна содержать:
- Название документа ("Архивная справка")
- ФИО и данные лица, о котором запрашивается информация
- Период, за который запрашиваются сведения
- Точные выписки из архивных документов с указанием реквизитов источников
- При необходимости - ссылки на нормативные акты
Заключительная часть
| Должность ответственного лица: | Начальник архивного отдела |
| Подпись: | _________________ /Петрова И.А./ |
| Контактные данные: | тел. (123) 456-78-90 |
Образец архивной справки
Архивная справка № АС-245/2024
На основании документов, хранящихся в фонде № 12345 Государственного архива N-ской области, подтверждаем следующие сведения:
Иванов Сергей Петрович, 15.03.1965 года рождения, работал в ОАО "Заводстрой" в должности инженера-конструктора с 12.08.1990 по 25.11.2005.
Основание: приказы по личному составу ОАО "Заводстрой" № 124-к от 10.08.1990, № 356-к от 20.11.2005.
Документы о награждении и поощрениях в архивном фонде отсутствуют.
Где получить архивную справку
- Государственные и муниципальные архивы
- Ведомственные архивы организаций
- Архивы учебных заведений
- Военные архивы (для подтверждения службы)
Важные нюансы:
При запросе архивной справки необходимо точно указать период и характер запрашиваемых сведений. В некоторых случаях может потребоваться письменное согласие на обработку персональных данных.
