Электронный документооборот (ЭДО) упрощает взаимодействие между компаниями, ускоряя обмен документами и снижая бумажную нагрузку. Если вам нужно запросить у поставщика документы через ЭДО, следуйте этой инструкции.
Содержание
Проверьте подключение к ЭДО
Перед отправкой запроса убедитесь, что:
- Ваша компания и поставщик используют совместимые системы ЭДО.
- Обе стороны подписали соглашение об электронном документообороте.
- У вас есть актуальные контакты ответственного лица у поставщика.
Подготовьте запрос
Запрос можно отправить в свободной форме, но лучше придерживаться структуры:
- Указать реквизиты вашей компании и поставщика.
- Четко сформулировать, какие документы вам нужны (счета-фактуры, акты, накладные и т. д.).
- Уточнить сроки и формат передачи.
Пример запроса:
| Тема: | Запрос документов по ЭДО |
| Текст: | Уважаемые коллеги, Просим вас направить в электронном виде через ЭДО следующие документы:
Просим предоставить документы до 10.01.2024. С уважением, |
Отправьте запрос
Запрос можно отправить:
- Через систему ЭДО (если функционал поддерживает запросы).
- По электронной почте (с копией ответственного лица).
- Через CRM или корпоративный мессенджер (если такой способ согласован).
Подтвердите получение документов
После того как поставщик отправит документы:
- Проверьте их корректность (наличие подписи, реквизитов).
- Подтвердите получение в системе ЭДО или письмом.
- Сохраните документы в учетной системе.
Если документы не поступили:
- Напоминание через 1–2 рабочих дня.
- Уточните, нет ли технических проблем с передачей.
- При необходимости запросите бумажные копии.
Заключение
Запрос документов через ЭДО — простой и удобный способ получить необходимые бумаги в короткие сроки. Главное — заранее согласовать с поставщиком порядок обмена и соблюдать деловую переписку.
