Подтверждение транспортных расходов необходимо для налогового учета, возмещения затрат и отчетности. Рассмотрим допустимые способы документального подтверждения таких расходов.
Содержание
Основные документы для подтверждения
- Товарно-транспортные накладные (ТТН, CMR)
- Путевые листы транспортных средств
- Договоры перевозки с исполнителями
- Счета-фактуры и акты выполненных работ
- Топливные чеки и талоны
Подтверждение расходов на ГСМ
Документ | Требования |
Кассовые чеки | Должны содержать дату, сумму, наименование топлива |
Топливные карты | Отчеты по картам с детализацией заправок |
Путевые листы | Фиксация пробега и расхода топлива |
Подтверждение затрат на услуги перевозчиков
- Заключите договор на транспортные услуги
- Получите счет на оплату с реквизитами исполнителя
- Запросите акт выполненных работ после оказания услуг
- Проверьте наличие всех обязательных реквизитов в документах
- Обеспечьте хранение документов в течение 4 лет
Особенности международных перевозок
- Международная товарно-транспортная накладная CMR
- Таможенные декларации и сопроводительные документы
- Страховые полисы на груз
- Документы о выплате таможенных пошлин
Налоговые требования к подтверждению расходов
Налоговый режим | Требования |
ОСН | Полный пакет документов, включая счета-фактуры |
УСН "Доходы минус расходы" | Документы, подтверждающие оплату и оказание услуг |
ЕСХН | Путевые листы, накладные, договоры перевозки |
Электронные документы и современные способы подтверждения
- Электронные путевые листы (ЭПЛ)
- Электронные товарные накладные
- Данные GPS-трекеров и тахографов
- Онлайн-отчеты от логистических платформ
Рекомендации по документообороту
- Организуйте централизованный учет транспортных документов
- Регулярно сверяйте данные путевых листов и чеков
- Используйте специализированное ПО для учета пробега
- Проводите внутренний аудит транспортных расходов